Centralny rejestr umów – nowe obowiązki jednostek sektora finansów publicznych od dnia 1 lipca 2026 r.

Celem ustawodawcy jest zwiększenie transparentności wydatkowania środków publicznych oraz zapewnienie obywatelom łatwego dostępu do informacji o sposobie gospodarowania majątkiem publicznym. W praktyce nowe regulacje wymagają jednak od jednostek odpowiedniego przygotowania organizacyjnego oraz wdrożenia procedur zapewniających terminowe wykonywanie ustawowych obowiązków.

Podstawa prawna funkcjonowania Centralnego Rejestru Umów

Postawą prawną funkcjonowania Centralnego Rejestru Umów stanowią przepisy art. 34a ustawy o finansach publicznych, określające obowiązek prowadzenia rejestru oraz zakres danych podlegających ujawnieniu. Szczegółowe zasady funkcjonowania systemu teleinformatycznego zostały określone również w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie delegacji ustawowej. Centralny Rejestr Umów stanowi element realizacji konstytucyjnej zasady jawności działania organów władzy publicznej, wyrażonej w art. 61 Konstytucji RP oraz rozwiniętej w przepisach ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

CRU – czyli czym jest Centralny Rejestr Umów?

Centralny Rejestr Umów to prowadzony w systemie teleinformatycznym rejestr, w którym publikowane są informacje o umowach zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych. Rejestr ma charakter jawny, co oznacza, że dostęp do zgromadzonych w nim danych nie wymaga składania wniosku w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej. W praktyce oznacza to znaczne rozszerzenie zasady jawności życia publicznego.

Kogo dotyczą nowe obowiązki?

Obowiązek publikowania informacji w CRU obejmuje jednostki sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 9 ustawy o finansach publicznych, a więc m.in.:

• jednostki samorządu terytorialnego,
• urzędy obsługujące organy administracji rządowej,
• państwowe i samorządowe jednostki budżetowe,
• agencje wykonawcze,
• państwowe fundusze celowe

Za prawidłowe wykonywanie obowiązków odpowiada kierownik jednostki, który powinien zapewnić organizację pracy umożliwiająca terminowe przekazywanie danych do rejestru.

Jakie umowy podlegają wpisowi?

Jedną z najważniejszych zmian jest rezygnacja z progu wartości umowy. Oznacza to, że obowiązek ujawnienia obejmuje wszystkie umowy objęte zakresem ustawy, niezależnie od ich wartości. To istotna zmiana w stosunku do wcześniejszych projektów, które przewidywały wyłączenie umów o niewielkiej wartości. W konsekwencji również drobne umowy zawierane przed jednostki sektora finansów publicznych będą wymagały odpowiedniego zaewidencjonowania i zgłoszenia do rejestru.

Jednocześnie ustawodawca przewidział szereg umów, których nie dotyczy obowiązek publikacji w rejestrze, są to m.in umowy:

• zawarte przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencję Wywiadu, Służbę Kontrwywiadu Wojskowego, Służbę Wywiadu Wojskowego lub Centralne Biuro Antykorupcyjne, lub na ich rzecz,
• dotyczące czynności operacyjno-rozpoznawczych finansowanych z funduszu operacyjnego i podejmowanych przez jednostki uprawnione na podstawie odrębnych ustaw;
• w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa lub której udostępnienie, uwzględniając w szczególności możliwość agregacji tych informacji, może zagrażać interesom państwa albo wywrzeć niekorzystny wpływ w zakresie bezpieczeństwa lub obronności.

Jakie informacje będą publikowane?

Zgodnie z ustawą, w Centralnym Rejestrze Umów ujawniane są informacje dotyczące zwartych umów, obejmujące w szczególności:

• datę zawarcia umowy,
• numer umowy,
• strony umowy,
• przedmiot umowy
• wartość zobowiązywania
• okres obowiązywania,
• informacje o zmianach umowy oraz jej rozwiązaniu jeżeli takie nastąpią.

Publikacji podlegają informacje o umowie, a nie pełna treść dokumentu. Nie zwalnia to jednak jednostki z obowiązku dokonania prawidłowej analizy, czy ujawnienie określonych danych nie narusza przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy ustawowo chronionej lub przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO.

Jak przygotować jednostkę do nowych obowiązków?

Wprowadzenie CRU oznacza konieczność dostosowania wewnętrznych procedur obowiązujących w jednostkach sektora finansów publicznych. W praktyce warto zweryfikować:

• sposób obiegu umów,
• zasady nadawania numeracji,
• terminowość przekazywania dokumentów do osób odpowiedzialnych za wpis do rejestru,
• procedury animizacji danych oprócz tego należałoby również
• opracować procedurę zgłaszania umów do rejestru,
• wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wprowadzanie danych,
• przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za zawieranie i ewidencjonowanie umów,
• dostosować systemy informatyczne do nowych wymogów

Brak odpowiedniej organizacji może prowadzić do opóźnień oraz błędów przy wykonywaniu ustawowych obowiązków.

Centralny Rejestr Umów, a dostęp do informacji publicznej

Należy podkreślić, że funkcjonowanie Centralnego Rejestru Umów nie wyłącza stosowania przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Jeżeli określona informacja lub dokument nie został ujawniony w rejestrze, nadal może podlegać udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Rejestr stanowi zatem dodatkowy instrument realizacji zasady jawności, a nie jej wyłączną formę.

Podsumowanie

Centralny Rejestr Umów jest kolejnym rozwiązaniem mającym na celu zwiększenie transparentności wydatkowania środków publicznych. Jednostki sektora finansów publicznych powinny potraktować nowe obowiązki nie jako wyłącznie techniczną czynność polegającą na publikacji danych, lecz jako element systemu zapewniającego zgodność działania z zasadą jawności wynikającą z Konstytucji oraz ustawy o finansach publicznych.

Wdrożenie odpowiednich procedur wewnętrznych, określenie zakresu odpowiedzialności pracowników oraz bieżąca kontrola poprawności wpisów do rejestru pozwolą ograniczyć ryzyko naruszenia obowiązków ustawowych i usprawnić funkcjonowanie jednostki.

Zapraszam do kontaktu!

Kancelaria Adwokacka Joanna Orzoł-Pabich ul. Piłsudskiego 4A/U1 73-110 Stargard

☎️ 603 835 957 📧 [email protected]